Von der Anmeldung bis zur ersten Übergabe.

FellAkte arbeitet für Einrichtungen mit zwei Oberflächen, die auf dieselben Daten zugreifen. Ihr müsst nichts doppelt pflegen: Was im Portal steht, steht auch in der App und umgekehrt.

Ein Konto für die Einrichtung, nicht 50 private Logins

Das Konto gehört dem Tierheim, nicht einzelnen Personen. Wer geht, nimmt keine Daten mit, und wer neu anfängt, braucht keine eigene Registrierung. Innerhalb dieses Kontos legt ihr Mitarbeiterprofile mit Rolle und PIN an. Der PIN entscheidet, unter welchem Namen eine Aktion im Verlauf auftaucht.

• Eine E-Mail-Adresse für das Tierheim-Konto, idealerweise eine Sammeladresse wie info@ oder verwaltung@ und kein persönliches Postfach.
• Den offiziellen Namen der Einrichtung sowie Ort und, falls vorhanden, Vereinsnummer oder Aktenzeichen.
• Eine Liste eurer Mitarbeitenden mit gewünschter Rolle. Wer macht Pflege, wer Medizin, wer Vermittlung, wer Verwaltung?
• Die Daten eurer aktuellen Tiere: Name, Art, Chipnummer, Geburtsdatum, letzte Impfung, laufende Medikamente.
• Einen Rechner für die Einrichtung und für jedes Team-Handy die FellAkte App aus dem App Store oder von Google Play.

Tierheim-Konten werden von FellAkte angelegt, nicht über eine offene Registrierung. Das verhindert, dass sich jemand als Einrichtung ausgibt und Zugriff auf Übergaben bekommt.

1. 1Schreibt eine Mail an partner@fellakte.de mit dem Namen der Einrichtung, dem Ort, einer Ansprechperson und der gewünschten Login-Adresse.
2. 2Ihr bekommt euer Konto samt Zugangsdaten zurück. Dabei wird bereits ein erstes Mitarbeiterprofil mit der Rolle Administration angelegt.
3. 3Meldet euch im Portal an und ändert das Startpasswort, bevor ihr weitere Personen einladet.

Alternative: Arbeitsbereich selbst in der App anlegen

Wer nur schnell hineinschauen möchte, kann in der App über Tierheim einrichten selbst einen Arbeitsbereich erstellen. Dafür genügen Name, optional Stadt und Vereinsnummer. Der Zugang ist sofort da, allerdings ohne bestätigten Partnerstatus und ohne vorbereitete Mitarbeiterprofile.

1. 1Öffnet shelter.fellakte.de/login im Browser.
2. 2Meldet euch mit der Tierheim-Adresse und dem Startpasswort an. Nach dem Login landet ihr direkt auf der Übersicht.
3. 3Wechselt zu Profil und vergebt ein eigenes Passwort. Zum Ändern braucht ihr das aktuelle Passwort. Die Sitzung bleibt danach bestehen, ihr müsst euch nicht neu anmelden.

Passwort vergessen

Auf der Login-Seite gibt es den Weg über die Passwort-Zurücksetzung. Der Link geht an die hinterlegte Tierheim-Adresse. Kommt dort niemand mehr heran, meldet euch bei partner@fellakte.de.

Die Navigation im Portal

Legt zuerst das Team an, erst danach den Bestand. Dann steht schon bei den ersten Einträgen im Verlauf, wer sie gemacht hat.

1. 1Öffnet Team im Portal.
2. 2Tragt Anzeigename und Rolle ein. Der Name taucht später im Verlauf auf, deshalb sind echte Namen sinnvoller als Kürzel.
3. 3Vergebt einen PIN mit mindestens vier Ziffern. Jede Person bekommt einen eigenen, sonst ist die Zuordnung wertlos.
4. 4Auf Anlegen tippen. Das Profil erscheint sofort in der Liste und steht auch in der App zur Auswahl.

Wer darf Profile verwalten?

Nur die Rollen Administration und Admin können Profile anlegen, ändern oder deaktivieren. Alle anderen sehen das Team, können aber nichts daran ändern.

Profile ändern und deaktivieren

• Name und Rolle lassen sich jederzeit anpassen. Ein neuer PIN wird nur gesetzt, wenn ihr das Feld ausfüllt. Leer lassen behält den alten.
• Verlässt jemand die Einrichtung, deaktiviert ihr das Profil. Es verschwindet aus der Auswahl, bleibt aber im Verlauf sichtbar - alte Einträge behalten ihren Namen.

Ein Tier aufnehmen

Unter Bestand findet ihr rechts das Formular Tier aufnehmen. Pflicht sind nur Name und Tierart, alles Weitere könnt ihr später nachtragen.

Status setzen

Der Status steuert, in welcher Liste ein Tier auftaucht, und ist die Grundlage dafür, wann eine Vermittlung sinnvoll ist.

Lücken finden

Der Filter Stammdaten fehlen zeigt alle Tiere, bei denen Chipnummer, Gewicht, Geburtsdatum oder die letzte Impfung fehlen. Genau diese vier Angaben braucht ein Adoptant später. Arbeitet die Liste einmal pro Woche ab, dann bleibt sie kurz.

Sammelaktionen

Markiert mehrere Tiere und ändert sie in einem Zug. Das lohnt sich vor allem nach einem Impftermin, bei dem zehn Tiere dieselbe Impfung am selben Tag bekommen haben.

• Status für alle ausgewählten Tiere setzen
• Impfdatum und Bezeichnung der Impfung eintragen
• Eine gemeinsame Notiz ergänzen
• Mehrere Tiere gleichzeitig archivieren oder zurückholen

Aufgaben sind das Tagesgeschäft: Fütterung, Medikamentengabe, Gassi, Reinigung, Tierarzttermine, Rückrufe bei Interessenten. Jede Aufgabe kann an ein bestimmtes Tier hängen, muss es aber nicht.

1. 1Im Bereich Aufgaben rechts das Formular Aufgabe anlegen benutzen.
2. 2Titel eintragen, danach optional das betroffene Tier auswählen. Ohne Tierbezug landet die Aufgabe in der allgemeinen Liste.
3. 3Art und Priorität festlegen, die zuständige Rolle wählen und ein Fälligkeitsdatum setzen.
4. 4Bei Bedarf eine Notiz ergänzen und auf Anlegen tippen.

Filtern und abhaken

Über den Filter oben schaltet ihr zwischen offenen, erledigten und allen Aufgaben um. Erledigte Aufgaben verschwinden nicht, sondern bekommen einen Zeitstempel - so ist belegt, wann etwas gemacht wurde.

Bei der Übergabe wandert die vollständige Akte zum neuen Halter: Vorgeschichte, Impfungen, Medikamente, Notfalldaten. Der Adoptant bekommt keinen Papierstapel, sondern ein gepflegtes Profil in seiner eigenen App.

1. 1Im Portal unter Bestand beim gewünschten Tier die Übergabe starten, oder in der App beim Tier auf Vermitteln tippen.
2. 2FellAkte erzeugt einen Übergabe-Link. In der App wird derselbe Link zusätzlich als QR-Code angezeigt.
3. 3Der neue Halter scannt den Code oder öffnet den Link, den ihr ihm geschickt habt.
4. 4Er meldet sich in FellAkte an oder legt ein Konto an und nimmt die Übergabe an.
5. 5Fertig. Das Tier liegt in seinem Konto, bei euch taucht die Übergabe unter Vermittlung als abgeschlossen auf.

Wichtige Regeln

• Ein Übergabe-Link ist sieben Tage gültig. Läuft er ab, erzeugt ihr einfach einen neuen.
• Pro Tier gibt es immer nur eine offene Übergabe. Ein zweiter Klick erzeugt keinen zweiten Link, sondern zeigt denselben noch einmal.
• Ein vorhandener SmartTag oder QR-Tag geht automatisch mit über und liegt danach im Konto des neuen Halters. Niemand muss ihn neu einrichten.
• Nach der Annahme habt ihr keinen Schreibzugriff mehr auf das Tier. Ihr behaltet eine Archivkopie und die Spur im Verlauf.

Unter Verlauf steht, was in eurer Einrichtung passiert ist: aufgenommene Tiere, geänderte Daten, angelegte und deaktivierte Profile, gestartete Übergaben. Angezeigt werden die letzten hundert Einträge, jeweils mit Zeitpunkt, Aktion, betroffenem Tier und dem Namen des Mitarbeiterprofils.

• Nachvollziehen, wer eine Medikamentenangabe geändert hat
• Bei Rückfragen eines Adoptanten belegen, wann eine Übergabe lief
• Sehen, ob eine Aufnahme wirklich eingetragen wurde

Die App ist für die Arbeit am Tier gedacht. Sie ersetzt das Portal nicht, sondern nimmt euch die Wege dorthin ab.

Mitarbeitende einrichten

1. 1FellAkte App installieren und mit dem Tierheim-Konto anmelden.
2. 2Den Tierheim-Arbeitsbereich öffnen. Er erscheint, sobald das Konto zur Einrichtung gehört.
3. 3Im Reiter Web das eigene Mitarbeiterprofil auswählen, den PIN eingeben und auf Aktiv setzen tippen. Das Profil bleibt auf dem Gerät gespeichert.

Was in der App geht

Übergabe direkt am Tier

In der Bestandsliste sitzt bei jedem Tier die Schaltfläche Vermitteln. Ein Tipp erzeugt den Übergabe-Link und zeigt ihn als QR-Code, den der Adoptant sofort mit seinem Handy scannen kann. Gibt es bereits eine offene Übergabe, steht dort stattdessen QR und ihr seht denselben Code erneut.

Rollen und was sie dürfen

Alle Rollen sehen den kompletten Bestand und den Verlauf. Der Unterschied liegt beim Schreiben: Nur lesen ändert nichts, und nur Administration und Admin dürfen an die Mitarbeiterprofile.

Aufgabenarten

Pflege, Medizin, Fütterung, Reinigung, Gassi, Vermittlung und Admin. Die Art ist eine Einordnung zum Filtern und schränkt nicht ein, wer die Aufgabe erledigen darf.

Prioritäten

Niedrig, Normal, Hoch und Dringend. Alles, was ohne Folgen einen Tag warten kann, ist nicht dringend - sonst nutzt sich die Stufe ab.

Aufgabenstatus

Offen, Erledigt und Abgebrochen. Abgebrochen ist für Aufgaben gedacht, die sich erübrigt haben, etwa ein Termin für ein bereits vermitteltes Tier.