Von der Anmeldung bis zur ersten Übergabe.

FellAkte arbeitet für Einrichtungen mit zwei Oberflächen, die auf dieselben Daten zugreifen. Ihr müsst nichts doppelt pflegen: Was im Portal steht, steht auch in der App und umgekehrt.

Ein Konto für die Einrichtung, ein Profil pro Person

Das Konto gehört dem Tierheim, nicht einzelnen Personen. Wer geht, nimmt keine Daten mit, und wer neu anfängt, braucht keine eigene Registrierung. Innerhalb des Kontos legt ihr für jede Person ein Teamprofil mit Rolle und PIN an. Wer zu Dienstbeginn eine Schicht mit seinem Profil startet, steht mit Namen im Verlauf.

• Eine E-Mail-Adresse für das Tierheim-Konto, idealerweise eine Sammeladresse wie info@ oder verwaltung@ und kein persönliches Postfach.
• Den offiziellen Namen der Einrichtung sowie den Ort.
• Eine Liste eurer Mitarbeitenden mit ihrer Zuständigkeit: Pflege, Medizin, Vermittlung oder Verwaltung.
• Die Daten eurer aktuellen Tiere: Name, Art, Chipnummer, Geburtsdatum, Gewicht, letzte Impfung, laufende Medikamente und gern ein Foto.
• Einen Rechner für das Portal und für jedes Team-Handy die FellAkte-App aus dem App Store oder von Google Play.

Tierheim-Konten werden vom FellAkte-Team angelegt, nicht über eine offene Registrierung. Das verhindert, dass sich jemand als Einrichtung ausgibt und Zugriff auf Übergaben bekommt.

1. 1Schreibt eine Mail an [email protected] mit dem Namen der Einrichtung, dem Ort, einer Ansprechperson und der gewünschten Login-Adresse.
2. 2Ihr bekommt euer Konto samt Zugangsdaten zurück.
3. 3Meldet euch im Portal an und ändert das Startpasswort, bevor ihr das Team einrichtet.

Alternative: Tierheim selbst in der App anlegen

Wer nur hineinschauen möchte, kann in der App unter Profil → Tierheim über Tierheim einrichten selbst einen Arbeitsbereich erstellen. Der Zugang ist sofort da, aber ohne bestätigten Partnerstatus.

1. 1Öffnet shelter.fellakte.de im Browser.
2. 2Meldet euch mit der Adresse und dem Passwort eures Tierheims an. Beim ersten Mal erklärt eine kurze Einführung das Portal.
3. 3Unter Einstellungen vergebt ihr ein eigenes Passwort. Es gilt für Portal und App, ihr bleibt danach angemeldet.

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite führt Passwort vergessen? zu einer Mail an die Adresse des Tierheim-Kontos. Kommt dort niemand mehr heran, meldet euch bei [email protected]. Name und Login-Adresse des Kontos ändert ebenfalls das FellAkte-Team.

Die Bereiche im Portal

Legt zuerst das Team an, erst danach den Bestand. Dann steht schon bei den ersten Einträgen im Verlauf, wer sie gemacht hat.

1. 1Öffnet Team und klickt auf Profil anlegen.
2. 2Tragt Name oder Kürzel ein und wählt die Rolle. Der Name taucht später im Verlauf auf, deshalb sind echte Namen sinnvoller als Kürzel.
3. 3Vergebt eine PIN mit mindestens vier Stellen. Jede Person bekommt ihre eigene.
4. 4Speichern. Das Profil steht sofort im Portal und in der App zur Auswahl.

Schicht starten

Im Portal unten links, in der App oben rechts: Schicht starten, Profil wählen, PIN eingeben. Ab dann stehen Änderungen und abgehakte Aufgaben mit diesem Namen im Verlauf. So können sich auf einem gemeinsamen Stationsrechner mehrere Personen abwechseln, ohne sich ab- und anzumelden.

Was die Rolle bedeutet

Die Rolle beschreibt, wofür jemand zuständig ist: Pflege, Medizin, Vermittlung, Admin oder Nur lesen. Aufgaben lassen sich einer Rolle zuweisen, und in der Aufgabenliste könnt ihr danach filtern.

Profile ändern und löschen

• Name und Rolle lassen sich jederzeit anpassen. Die PIN ändert sich nur, wenn ihr eine neue eintragt. Leer lassen behält die alte.
• Verlässt jemand die Einrichtung, löscht ihr das Profil. Es kann dann keine Schicht mehr starten, die Einträge im Verlauf bleiben aber mit Namen erhalten.

Ein Tier aufnehmen

Unter Bestand öffnet Tier aufnehmen ein Formular. Name und Tierart reichen für den Anfang, alles andere könnt ihr später in der Akte ergänzen. Mit Aufnehmen und Fotos ergänzen geht es direkt weiter zu den Fotos.

Die Tierakte

Ein Klick auf ein Tier öffnet seine Akte. Sie ist in Bereiche gegliedert, die bei der Übergabe mit in die App der neuen Halter:innen wandern.

Wie vollständig ist die Akte?

Der Ring an jedem Tier zeigt, wie viel von dem da ist, was die neuen Halter:innen später brauchen: Foto, Geburtsdatum, Gewicht, Chipnummer, Impfung und Rasse. Der Reiter Lückenhaft im Bestand sammelt alle Tiere, bei denen noch etwas fehlt. Arbeitet ihn einmal pro Woche ab, dann bleibt er kurz.

Status setzen

Suchen, filtern, sortieren

• Suche nach Name, Rasse, Chipnummer oder Notiz
• Filter nach Tierart und Passt zu, etwa „Familie mit Kindern“ oder „Haushalt mit Katze“
• Sortierung nach Name, zuletzt aufgenommen, am längsten da oder Status
• Ansicht als Liste oder als Kacheln

Sammelaktionen

Markiert mehrere Tiere und ändert sie in einem Zug, zum Beispiel nach einem Impftermin, bei dem zehn Tiere dieselbe Impfung bekommen haben.

• Status für alle ausgewählten Tiere setzen
• Impfung mit Datum und Bezeichnung eintragen
• Eine interne Notiz setzen (ersetzt die bisherige Notiz der ausgewählten Tiere)
• Archivieren oder aus dem Archiv zurückholen

Steckbrief und Export

In der Tierakte erstellt Steckbrief eine A4-Seite mit Foto, Eckdaten, Verträglichkeit und Beschreibung, zum Drucken oder als PDF für Aushang und Website. Über CSV im Bestand exportiert ihr die Liste für Tabellenprogramme.

Für Medikamente, Impfungen, Entwurmung und Kontrollen legt ihr in der Tierakte einen Behandlungsplan an. Jeder Termin daraus erscheint automatisch als Aufgabe in der Tagesliste, im Portal und in der App.

1. 1In der Tierakte unter Behandlungen auf Behandlung planen klicken.
2. 2Art und Bezeichnung eintragen, etwa ein Antibiotikum, die nächste Impfung oder eine Entwurmung.
3. 3Rhythmus wählen: einmalig, ein- bis dreimal täglich, jeden zweiten Tag, wöchentlich, monatlich, alle drei Monate oder jährlich. Das Enddatum leer lassen, wenn die Behandlung weiterläuft, zum Beispiel bei Dauermedikation.
4. 4Bei Bedarf einen Hinweis ergänzen, etwa „nach dem Fressen geben“.

Aufgaben sind das Tagesgeschäft: Füttern, Gassi, Reinigung, Wiegen, Fotos für die Vermittlung, Rückrufe bei Interessent:innen. Jede Aufgabe kann an ein Tier und eine zuständige Rolle gehen, muss es aber nicht.

1. 1Unter Aufgaben auf Aufgabe anlegen klicken, optional eine Vorlage wählen.
2. 2Titel eintragen, bei Bedarf Tier und zuständige Rolle auswählen.
3. 3Fälligkeit und Priorität setzen: Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend.
4. 4Unter Wiederholen eine Serie festlegen: täglich, jeden 2. Tag, wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich, alle 3 Monate oder jährlich, mit optionalem Enddatum.

Abhaken

Ein Klick auf den Kreis erledigt die Aufgabe, im Portal wie in der App. Bei einer Serie steht der nächste Termin danach schon in der Liste. Erledigtes verschwindet nicht, sondern steht mit Datum unter Erledigt. Über die Filter oben seht ihr nur eine Art, eine Rolle oder alles mit hoher Priorität.

Bei der Übergabe wandert die komplette Akte zu den neuen Halter:innen: Vorgeschichte, Impfungen, Medikamente, Fotos und Notfalldaten. Statt eines Papierstapels bekommen sie ein gepflegtes Profil in ihrer eigenen App.

1. 1Unter Vermittlung ein vermittelbares Tier reservieren, sobald sich Interessent:innen gefunden haben.
2. 2Beim reservierten Tier oder in der Tierakte einen Übergabe-Link erstellen. Er wird gleich kopiert.
3. 3Den Link schicken oder vor Ort den QR-Code zeigen, im Portal wie in der App. Die neuen Halter:innen scannen ihn mit der Handykamera.
4. 4Sie melden sich in FellAkte an oder legen ein Konto an und nehmen die Übergabe an.
5. 5Fertig. Das Tier liegt in ihrem Konto, bei euch steht die Übergabe als Übergeben.

Wichtige Regeln

• Ein Übergabe-Link ist sieben Tage gültig. Läuft er ab, erstellt ihr einfach einen neuen.
• Pro Tier gibt es immer nur eine offene Übergabe. Ein weiterer Klick zeigt denselben Link noch einmal.
• Ein vorhandener SmartTag oder QR-Notfallpass geht automatisch mit über.
• Nach der Annahme habt ihr keinen Schreibzugriff mehr auf das Tier. Ihr behaltet eine Archivkopie und die Spur im Verlauf.

Nach der Übergabe fragt die FellAkte-App die neuen Halter:innen nach 2 Wochen, 3 Monaten und einem Jahr nach einem kurzen Update. Die Antworten landen im Portal unter Nachbetreuung. Ihr müsst dafür nichts einrichten.

• Durchwachsene oder schwierige Rückmeldungen und Bitten um Kontakt stehen oben. Früh helfen verhindert Rückgaben. Wer sich gekümmert hat, markiert die Rückmeldung als bearbeitet.
• Fotos aus dem neuen Zuhause sammeln sich als Happy Ends. Markierte Fotos dürft ihr zeigen, zum Beispiel auf der Website oder in Social Media.
• Für Vermittlungen aus der Zeit vor der Nachbetreuung verschickt Nachfragen eine Nachfrage von Hand.
• Möchten Halter:innen keine weiteren Nachfragen, steht das in der Nachbetreuung beim jeweiligen Tier.

Unter Jahresbericht stehen Aufnahmen, Vermittlungen und die Arbeit im Haus auf einen Blick, für Mitgliederversammlung, Förderanträge und die Gemeinde.

• Aufnahmen und Vermittlungen pro Monat, nach Tierart
• Durchschnittliche und mittlere Aufenthaltsdauer bis zur Vermittlung
• Erledigte Aufgaben und Behandlungen nach Art
• Rückmeldungen aus den neuen Zuhausen
• Alle Tiere im Haus nach Status und die, die am längsten warten

Oben wählt ihr das Jahr. Drucken oder PDF erzeugt den Bericht als Dokument, zusätzlich lässt er sich als CSV speichern. Im laufenden Jahr zeigen die Zahlen den Stand von heute.

Unter Verlauf steht, wer wann was geändert hat: aufgenommene Tiere, geänderte Akten, Fotos, erledigte Aufgaben, geplante Behandlungen, Übergaben, Rückmeldungen und Änderungen am Team. Gezeigt werden die letzten 100 Einträge, filterbar nach Bereich und Person.

• Nachvollziehen, wer eine Medikamentenangabe geändert hat
• Bei Nachfragen vom Veterinäramt belegen, wann eine Behandlung lief
• Bei Rückfragen nach einer Vermittlung zeigen, wann die Übergabe war

Das Portal ist die Leitstelle, die FellAkte-App das Werkzeug am Zwinger. Beide arbeiten mit denselben Daten: Was in der App abgehakt wird, steht sofort im Portal und im Verlauf.

Einrichten

1. 1FellAkte-App aus dem App Store oder von Google Play installieren.
2. 2Mit dem Tierheim-Konto anmelden, also gleiche E-Mail und gleiches Passwort wie im Portal.
3. 3In der App unter Profil auf Tierheim tippen.
4. 4Oben rechts auf Schicht starten tippen, Profil wählen, PIN eingeben.

Was in der App geht

Übergabe direkt am Tier

Beim Tier tippt ihr auf Vermitteln. Die App erstellt den Übergabe-Link und zeigt ihn als QR-Code, den die neuen Halter:innen sofort scannen können. Gibt es schon eine offene Übergabe, seht ihr denselben Code erneut.

Rollen im Team

Die Rolle ordnet Profile und Aufgaben zu. Was ein Gerät darf, hängt am Tierheim-Konto, mit dem es angemeldet ist. Ist das Konto nur zum Lesen freigeschaltet, zeigt das Portal oben einen Hinweis.

Aufgabenarten

Pflege, Medizin, Fütterung, Reinigung, Gassi, Vermittlung und Verwaltung. Die Art ist eine Einordnung zum Filtern und schränkt nicht ein, wer die Aufgabe erledigen darf.

Prioritäten

Niedrig, Normal, Hoch und Dringend. Hoch und Dringend bekommen in der Liste einen farbigen Punkt. Alles, was ohne Folgen einen Tag warten kann, ist nicht dringend, sonst nutzt sich die Stufe ab.

Übergaben

Offen, Übergeben, Abgebrochen und Abgelaufen. Abgelaufene Links lassen sich jederzeit durch einen neuen ersetzen.